Gestión eficaz del tiempo (II)

En la primera parte de la gestión eficaz del tiempo hemos visto qué circunstancias nos arrastran al tan manido “No tengo tiempo”.

¿Puedes tener más tiempo? NO, siempre tenemos el mismo tiempo y lo que realmente necesitamos cuando sentimos que no tenemos tiempo es administrar eficientemente el tiempo del que disponemos, para ello es fundamental establecer correctamente las prioridades.

El establecimiento y la correcta administración de prioridades nos encaminará a cumplir objetivos tanto laborales como personales, para ello vamos a indicaros unas pautas básicas que con repetición suficiente generarán los hábitos necesarios para lograr ser más productivos y tener tiempo libre.

PLANIFICA

¡Por cada hora de planificación se ahorran entre 3 y 4 horas en ejecución!

Dedica 15 últimos minutos de tu día para planificar el día siguiente, te permitirá llegar al trabajo sabiendo lo que debes hacer. Establece las tareas clave y comienza el día con una de esas tareas prioritarias.

Planificar debe ser ágil, planificar no es trabajar sino preparar el trabajo.

¿Para qué tanta planificación si luego llegan los imprevistos y lo fastidian todo?

Pues porque reducir el campo de la incertidumbre es primordial, porque no planificar nos supone una nueva paradoja: no planifico porque no tengo tiempo pero no tendré más tiempo si no planifico.

PROGRAMA

Si planificar es decidir qué hacer, programar es la asignación de los recursos necesarios para hacerlo y decidir cuándo se ha de hacer.

A la hora de programar es importante hacerlo en función de los objetivos a alcanzar y no de las actividades a realizar.

Aquí también intervienen los imprevistos, al menos el 20% de lo que has de hacer en una jornada normal suele aparecer en el transcurso de la misma. ¿Eso implicará que nuestra programación se vaya al traste? No, si tenemos previsto también ese tiempo para imprevistos en nuestra planificación.

GESTIONA LOS IMPREVISTOS

Ese porcentaje de tareas que aparecen de forma imprevista en la jornada puede crecer hasta fagocitar nuestra planificación, una de las razones principales por la que las agendas fallan es nuestra tendencia a ocuparnos de asuntos no programados.

Antes de atenderlos sobre la marcha a costa de dedicar tiempo deberíamos hacernos las siguientes preguntas:

• ¿Para cuándo necesita ser resuelto el imprevisto? – Corto o Largo plazo
• ¿Por qué?, cuales serán las consecuencias de no atenderlo – Poco importante o muy importante
• ¿Debo hacerlo yo o puedo delegar?

Tendrás que ponerte manos a la obra si es a corto plazo, importante y sin posibilidad de delegar, estaríamos ante una urgencia. Para el resto de resultados puedes programarlo como una tarea más en tu planificación.

ESTABLECE PRIORIDADES

No confundas los imprevistos con las urgencias. La diferencia es que aun siendo los dos inesperados, el primero no es importante y se puede hacer en cualquier momento, mientras que la urgencia requiere atención inmediata y nos obliga a parar lo que estamos haciendo.

Define las tareas importantes, serán aquellas que aportan mayor beneficio al realizaras y mayores consecuencias negativas si no la hacemos, deben estar planificadas y programadas constituyendo uno de esos pilares alrededor de los que vamos a organizar nuestras tareas diarias.

Para ayudarte en la definición de la importancia de una tarea puedes ayudarte de la matriz de Eisenhower:

IDENTIFICA Y CONTROLA LOS LADRONES DE TIEMPO

Los ladrones de tiempo te quitan mucho y te dan muy poco, nos mantienen ocupados en fruslerías en vez de en tareas importantes.

Es necesario identificarlos para después evitarlos, se esconden en tareas rutinarias como por ejemplo:

• Visitas inoportunas
• Teléfono, correo
• Reuniones
• Viajes
• Papeleo
• Noticias, redes sociales

¿Cuál es el secreto para que logren desviarnos de nuestros objetivos? Satisfacción instantánea, nos dan sensación de estar ocupados (aunque no estemos haciendo nada importante)… todos sabemos que no es lo mismo estar ocupado que estar trabajando.

Un ejemplo claro de ladrón de tiempo es el teléfono móvil, hay estudios que indican que miramos el móvil una media de 220 veces al día, ¿es posible tener una línea de pensamiento coherente mirando el teléfono 220 veces al día?

GESTIONA LAS DISTRACCIONES Y LAS INTERRUPCIONES: CONCÉNTRATE

Las interrupciones eternizan las tareas como vimos en la primera Ley de eficacia:

“El tiempo que requiere una tarea crece en proporción al número de veces que la hemos interrumpido y reanudado”

Mirar el correo “a ver que hay”,  atender todas las llamadas y las visitas de compañeros a mi mesa sin excepción, cada notificación de whatsapp, redes,  distraen mi atención por el simple hecho de mostrarse en la pantalla.

Cada vez en la que nos distraemos perdemos un rato en volver a concentrarnos en nuestra tarea, así que ¡empieza a gestionar esas distracciones!

• Establece ratos a solas, indica a tus compañeros que estás en una tarea importante que necesita concentración y no deben interrumpirte.
• Agrupa las tareas que debes abordar en equipo y trátalas en conjunto, respetando el tiempo de los demás sin interrumpirles.
• Acude al correo para gestionar, no para leer.
• Dedica un tiempo de calidad sin interrupciones de al menos 1 hora al día para tu tarea principal programada.
• Pelea desde el lunes para eliminar todo lo que te entretiene y hace que disperses tu atención, la mayoría de las distracciones que te atacan son culpa tuya, los mensajes, las pestañas del navegador, saltar de un correo a otro, etc.
• “Sí pero no”, debemos conseguir un equilibrio entre tu trabajo ininterrumpido y estar disponible para tus compañeros, si hay alguna tarea que puedes atender pero no en este preciso instante házselo saber y establece un plazo. “Ahora mismo estoy terminando un informe que me ocupara una media hora, entonces voy a tu despacho y lo vemos juntos”, luego cúmplelo.
• Tener la puerta abierta de par en par significa tener problemas para terminar el objetivo marcado todos los dias, sin embargo cerrarla impedirá la sinergia del trabajo en equipo, se necesita el equilibrio.

Como conclusión os dejamos diez puntos importantes para ayudaros a ser dueños de vuestro tiempo:

1. Haz una lista de cosas pendientes, define las prioridades.
2. Establecer tus objetivos.
3. Divide los objetivos en metas.
4. Lleva una agenda ordenada, con tareas laborales y personales.
5. Planifica tu semana.
6. Programa las tareas del día, asígnales un tiempo.
7. Delega si es necesario, no eres un superhéroe.
8. Limpiar para descansar, ten a la vista los documentos que estés utilizando y nada más.
9. Aprende a decir que no, al menos no ahora mismo.
10. No pospongas las tareas programadas, respeta tu agenda.

PARA OBTENER RESULTADOS DISTINTOS HAGAMOS COSAS DIFERENTES

Lee Gestión eficaz del tiempo (I) aquí