Piensa un momento, ¿Cuál es la queja más común de profesionales a todos los niveles? Seguro que la respuesta es tener sensación de que el tiempo del que disponemos no resulta suficiente para hacer todo lo que deberíamos hacer. La gestión eficaz del tiempo es tarea ardua.
Tienes 24 horas al día; o 144 minutos; o 86.400 segundos y hay que repartirlo entre las tres vidas que vives a la vez
PERSONAL
FAMILIAR – SOCIAL
LABORAL
El tiempo es un recurso escaso y limitado que resulta imprescindible para cualquier aspiración humana. Divertirse, dormir, trabajar, comer… todo nos exige tiempo. Conseguir ahorrar para ese coche nuevo, acabar la nueva propuesta de mejora para tu proyecto laboral, llegar a los objetivos de venta para optar a incentivos extraordinarios. Todo acaba siendo cuestión de tiempo. A pesar de trabajar a todo gas, no llegas a acabar las tareas, no tienes tiempo para disfrutar en familia, no haces deporte ni ves a tus amigos tanto como quisieras.
Estos son algunos de los síntomas que pueden indicar una mala organización del trabajo y empleo de tiempo
- Tienes objetivos personales confusos o cambiantes
- Te falta un plan de trabajo diario
- No sabes decir “no”
- No dejas sitio para imprevistos
- Utilizas mal las comunicaciones (teléfono, correo, visitas…)
- Razonas por lo que hay que hacer (tareas) y no por lo que quieres obtener (objetivos)
- No negocias los plazos de respuesta
- Empleas mal el tiempo de entrevistas
- Tienes jornadas cada vez más largas
- Cansancio y mal humor permanentemente…
Encuestas realizadas indican que ¡El profesional medio se siente insatisfecho del uso que realiza del 45% de su jornada!, ¿hay culpables? Sí y probablemente somos nosotros mismos y nuestros hábitos, esto último tiene también su parte positiva y es que la solución está en nuestras manos.
EFICIENCIA Y EFICACIA son dos conceptos básicos que nos ayudarán a mejorar el empleo del tiempo en nuestra jornada laboral.
Eficacia = HACER LAS COSAS BIEN. Hay que tener en cuenta que no garantiza buenos resultados, simplemente se limita a hacer bien lo que se hace, pero ¿y lo que no se hace por falta de tiempo?
Eficiencia = HACER LO QUE REALMENTE HAY QUE HACER. Una persona eficiente es la que conoce el resultado que debe alcanzar y qué debe hacer para conseguirlo empleando los menores recursos posibles.
Combinar eficiencia y eficacia es esencial para hacer un buen empleo del tiempo disponible.
A la hora de emplear el tiempo de nuestra jornada laboral, además de saber qué hay que hacer y cómo hacerlo para conseguir un objetivo, es aconsejable determinar el tiempo que se dedica a cada una de las tareas que realizamos.
Esa determinación del tiempo a emplear por tareas no es nada fácil, la realidad de los profesionales de los departamentos comerciales y directivos es la dificultad para determinar ese tiempo ¿Quién sabe lo que nos ocupará realizar una venta? ¿Cómo determinar el tiempo dedicado a la formación de un equipo?, en estos casos es aún más necesaria una buena planificación partiendo del conocimiento en detalle de las tareas a realizar.
LOS PRINCIPIOS UNIVERSALES
A continuación citamos dos principios universales con los que rápidamente nos veremos identificados:
El Principio de Pareto o la regla del 80/20
Los elementos críticos de cualquier conjunto constituyen, por lo general, sólo una minoría
Estadísticamente el 20% del tiempo de trabajo contribuye al 80% de los resultados.
La Ley de Parkinson
Todo trabajo se dilata indefinidamente hasta ocupar todo el tiempo disponible para su completa realización
Debemos asignar tiempo suficiente a las tareas pero no excesivo, puesto que si le asigno una hora a una tarea, es casi seguro que tardaré una hora en realizarla. Pero, si le asigno sólo media hora, posiblemente me ocupará poco más de esa media hora disponible.
LEYES DE EFICACIA
1ª El tiempo que requiere una tarea crece en proporción al número de veces que la hemos interrumpido y reanudado.
LAS TAREAS SE ALARGAN AL INTERRUMPIRLAS, ¿Alguna vez conseguimos realizar una tarea medianamente compleja de un tirón? Si una tarea requiere un tiempo determinado para obtener un resultado, las interrupciones provocan que no podamos reanudar las tareas en el mismo punto en el que se ha visto interrumpida, sino “un poco antes”. Para volver a retomar el trabajo nuestra mente necesita un tiempo adicional.
2ª Para una tarea corta, siempre se encuentra tiempo. Para una larga, resulta más difícil encontrar el tiempo necesario.
PROGRAMAR Y REALIZAR UNA TAREA LARGA SUPONE DIFICULTADES MUY SUPERIORES A LAS QUE PLANTEA UNA CORTA.
Usaremos un símil para ilustrar la dificultad de afrontar una tarea larga: “Es difícil aparcar camiones”
Si nos fijamos en la primera Ley y la extrapolamos a una tarea larga, rápidamente concluimos que programar y, por tanto, realizar una tarea de cierta importancia nos resultará difícil.
Necesitaremos tiempo suficiente, cuando creemos tenerlo, acometemos la tarea con energía pero comenzamos a tropezar con mil dificultades, interrupciones, pequeñas tareas que se intercalan en cualquier momento, al igual que una moto la podemos aparcar en cualquier hueco entre coches pero aparcar camiones es otra cuestión bien difícil, finalmente no avanzamos y ¿qué ocurre?
Acabamos retrasando tareas importantes pero no urgentes a la espera del “hueco perfecto” que, por cierto, no aparecerá.
Todo ello genera un problema serio, porque las tareas importantes requieren, normalmente, períodos de tiempo importantes. Y lo que es peor, no suelen parecer urgentes.
3ª El valor de una tarea crece en forma de “S”, no en proporción al tiempo que se le dedica.
Por tanto, LO PERFECTO RARA VEZ RESULTA RENTABLE, la mejor forma de entender esta tercera Ley es con un gráfico:
Inicialmente, la tarea consume un tiempo que no aumenta directamente su valor, si damos por concluida dicha tarea tendremos una tarea incompleta, lo que conocemos como chapuza. Pero la presión de un plazo puede llevarnos a esta situación.
En la última parte de la curva tenemos la zona de perfeccionismo, el producto es cada vez mejor, pero el esfuerzo que supone lograr esta mejoría resulta claramente poco rentable. Esta situación respondería a la ley de Parkinson vista anteriormente.
Entre una y otra zona se encuentra lo que llamaríamos zona de eficiencia. Ésa es la zona que buscamos de manera intuitiva cuando realizamos un trabajo con afán de calidad pero tenemos otros en espera.
El perfeccionismo resulta tan poco rentable como una chapuza. En ocasiones, te falta tiempo para tareas largas e importantes, que resuelves de forma poco profesional por haberlas empezado tarde. Pero eres perfeccionista en otras actividades cortas y sin importancia (un correo electrónico, una llamada telefónica) a las que dedicas demasiado tiempo.
4ª Las personas eficaces dedican cuatro veces más tiempo a los asuntos importantes que todavía no son urgentes que a los asuntos secundarios. Esta es la mejor manera de evitar una crisis.
SER EFICAZ DISTINGUIENDO LOS ASUNTOS IMPORTANTES DE LOS URGENTES.
De ahí que sea recomendable siempre realizar una escala de tareas en función de los parámetros requeridos (duración, plazo de entrega, horas de dedicación, etc.) que será la forma de ayudarnos a distinguir entre una tarea importante de una tarea secundaria.
¿QUÉ PUEDES HACER QUE NO ESTÁS HACIENDO PARA MEJORAR TU GESTIÓN DEL TIEMPO?
¿POR QUÉ NO LO HACES?
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